|
Электронная почта как вид обслуживания, обеспечивающего передачу документов, является важным средством автоматизации конторских работ. Передача сообщений между терминалами с использованием, например, фототелеграмм может рассматриваться как одна из разновидностей электронной почты. Однако большинство конкретных применений последней предполагает передачу сообщений через специальные почтовые ящики, между которыми размещаются устройства обработки данных. Другими словами, передающие терминалы хранят документы в почтовых ящиках, а приемная сторона вынимает из них необходимые документы. Накопление документов в одном месте с последующей дополнительной обработкой имеет следующие преимущества:
• на приемную сторону почтовая информация поступает по запросам, при этом отпадает необходимость в пересылке предварительных результатов и рабочих материалов;
• достаточно просто реализуются конфиденциальная связь, приоритетность пересылки данных, передача одинаковой информации, циркуляция документов и другие виды связи.
Автоматизация обработки информации в Японии
Хранение документации
Хранение документации в конторе
Объем данных документов, которые приходится обрабатывать в конторе, постоянно возрастает (объем данных хранимых документов на одного сотрудника конторы в среднем достигает в настоящее время 26 тыс. страниц). В связи с этим все острее и острее требуют своего решения проблемы упорядочения, хранения и поиска документов. В частности, резко возрастало число заказываемых копий. По данным исследований фирмы Data-quest число страниц копий в США в 1978 г. составило 827 млрд. страниц (в предположении, что одному сотруднику приходится ежедневно составлять по 50—60 страниц документов). Количество заказываемых копий ежегодно -увеличивается почти на 7,7 %, поэтому к 1983 г. ожидалось увеличение числа копий до одного триллиона 192 млрд. страниц. В связи с этим возникла острая необходимость в разработке системы контроля документов, которая позволила бы не только эффективно хранить их в таких количествах, но и достаточно простыми средствами организовать поиск и повторное использование.
|
