|
Для хранения больших объемов документов сначала использовались обычные ящики, книжные шкафы и другая подобная мебель. По мере прогресса технологии технического обеспечения, в частности устройств записи файлов на магнитных элементах, для этой же цели стали применяться дисковые устройства хранения твердых копий (DP), устройства с гибкими дисками (FD), компакт-кассеты большой емкости (MSS) и другие устройства.
В настоящее время для хранения файлов разработаны оптические запоминающие устройства на дисках. Запись информации в последних осуществляется либо путем формирования в передающей среде крошечных отверстий с помощью луча лазера, модулированного в соответствии с записываемой информацией, либо путем изменения характеристики отражения передающей среды. Для последних формируются специальные «базы данных контроля документов», предназначенные для эффективного поиска и хранения больших объемов информации. Рассмотрим основные особенности такой базы данных.
Логическая структура базы данных
Любая база данных всегда предполагает наличие контрольной информации во всех ключевых пунктах поиска документа. Если в качестве контрольной информации используется формат (определяющий длину и тип данных), то проектируемая база данных может быть организована на основе универсальной системы управления базой данных (будем называть ее базой данных контроля документов). Информация, обрабатываемая в конторах, является бесформатной (таблицы, диаграммы, рисунки и другие способы представления информации обычно смешиваются, при этом ни длина, ни тип данных не устанавливаются). В таких условиях использовать универсальные системы управления базой данных практически невозможно. Поэтому для хранения документов в конторе требуется создать новую систему управления базой данных (электронную систему формирования файлов).
В проектируемой системе управления базой данных должен быть унифицированным образом предусмотрен контроль разнотипной конторской информации (текстовой, речевой и визуальной), чтобы в дальнейшем можно было обеспечить переход к коллективному пользованию всей хранимой информации. Логическая структура, изображенная позволяет реализовать
• иерархический контроль и классификационный поиск: контроль и поиск документа реализуются с использованием классификации, приемлемой для указателей иерархического типа (подобных классификационному коду, принятому в библиотеках); при этом для каждого узла устанавливается соответствие с определенным классификационным пунктом, а узел разыскиваемого терминала имеет код документа в классификационной иерархии;
• индексный контроль и поиск по условию: реализуется непосредственно с помощью ключевых слов, обозначающих имя документа, объект и дату формирования последнего, срок хранения и прочее; при этом каждый ключевой пункт контролируется с помощью таблицы индексов и используется при поиске по ключевому условию.
|
