|
Для обеспечения эффективности автоматизации конторских работ в первую очередь автоматизируются те виды деятельности, удельный вес которых самый большой. Результаты анализа проведенного обследования показывают, что из всех видов конторской деятельности общение с коллегами на совещаниях, в личных беседах, в переговорах по телефону и т. д. занимает примерно 40 % времени. На втором месте в большинстве случаев находится обработка документации, состоящая в ее оформлении и чтении. Если конторские работы рассматривать с точки зрения так называемой классификации по видам деятельности, т. е. контролирующие, общетехнологические и вспомогательные, можно отметить следующие особенности:
• в контролирующих видах работ примерно 50 % времени тратится на совещания, личные беседы, телефонные переговоры и т. д.;
• для общетехнологических и вспомогательных видов деятельности времени на подобное общение тратится меньше, но при этом возрастает время на сортировку документов, наведение справок, копировально-множительные работы и т. д.
Таким образом, частичная автоматизация конторских работ начинается с тех работ, при выполнении которых совещания, личные беседы, обработка и копирование документации, наведение справок и ряд других отнимают относительно много времени.
Автоматизация конторских работ OA
Автоматизация конторских работ обязательно предполагает их формализацию (выделение отдельных процедур). Анализ конторских работ в США показал, что примерно 40 % таких работ подлежат формализации, из них работы, автоматизация которых считается целесообразной, составляют 25%. Предполагается, что автоматизация отдельных видов конторских работ осуществляется раздельно и в первую очередь автоматизируются работы, которые могут быть формализованы. Поэтапно автоматизируемые работы, тесно связанные друг с другом, объединяются в автоматизированную систему конторских работ.
В будущем документация будет повсеместно составляться с помощью дисплеев на автоматизированных рабочих местах и храниться в электронных устройствах хранения файлов, при этом необходимая информация будет воспроизводиться на дисплее. В будущем предполагается появление так называемых безбумажных контору в которых все работы смогут выполняться без использования бумаг. Станет реальной возможность выполнения некоторых видов работ из отдаленных пунктов с помощью каналов связи, поэтому служебные обязанности можно будет выполнять непосредственно на дому. Кроме того, станет возможным распределение необходимых документов по каналам связи, передача ежедневных сводок по заранее установленному графику на терминалы пользователя и ряд других услуг, а также повсеместное использование электронных личных секретарей (роботов).
|
